Budżet doskonały – jak wycenić event dla klienta?
To jedna z najważniejszych rzeczy podczas tworzenia eventu, który ma wypromować Twojego klienta. Tylko, jak się za to zabrać, aby koszty nie przerosły pomysłu, a marka chciała z Tobą współpracować na dłużej?
Jak zaplanować budżet?
Przede wszystkim powinieneś znać wymagania swojego klienta i cele, jakie chce osiągnąć. To właśnie te czynniki decydują o tym, na ile możesz sobie pozwolić, jako agencja. Nie da się ukryć, że sytuacja, w której Ty sam musisz wymyślić widełki budżetowe, nie należy do ulubionych. Często może się zdarzyć, że Twój pomysł i koszty nie będą współgrały z ideą klienta. Tym samym oboje stracicie mnóstwo czasu. Taka sytuacja ma miejsce, kiedy klient ma jasno określone wewnętrzne ramy budżetowe, lecz nie chce ich ujawnić lub kiedy po prostu nie ma świadomości, ile przygotowanie eventu może kosztować. Często zdarza się to np. w mniejszych firmach, które dopiero „raczkują”, ale chcą zadbać o rozpowszechnienie swojej marki. Postaraj się więc o uzyskanie jak najwięcej informacji, aby Twój budżet zadowolił klienta. Skonfrontuj kilka propozycji i razem dojdźcie do porozumienia, co dla Twojego klienta będzie najbardziej opłacalne i przyniesie mu największe zyski, niekoniecznie finansowe.
Eventowe abecadło
Przede wszystkim, i niech to będzie Twoje przykazanie, budżet przygotowuje się w Excelu. Nic nie wygląda bardziej profesjonalnie i przejrzyście. Nie ważne, że jesteś humanistą. Musisz operować programem, który jest ogólnodostępny dla klienta i nie będzie mu stwarzał trudności. Zresztą, co tu dużo mówić, Excel każdy szanujący się PR-owiec powinien mieć w małym palcu. Jak już wspomniałam wyżej, koszty eventu zależą głównie od wymagań klienta. Jednak Ty, jako agencja, masz tu również wiele do powiedzenia. Nie zapominaj o swoim doświadczeniu, dla którego To właśnie Ty zostałeś oddelegowany do przygotowania budżetu. Przede wszystkim wyszczególnij najważniejsze informacje, które dla klienta są kluczowe. Co chce osiągnąć, jaką wizję swojej marki chce wykreować, jak ma wyglądać event. Jeśli w planach jest przygotowanie znaczącej konferencji, najważniejszymi informacjami są m.in. lokalizacja, catering, ilość osób, tematyka. Jeśli ma ona się odbywać z oprawą muzyczną, warto już wcześniej zadbać o prawidłowe nagłośnienie i obsługę techniczną sceny. Wiele hoteli gwarantuje ich podstawę, jednak w przypadku bardziej znaczącego artysty przyda się firma zewnętrzna. Za tym idzie cała scenografia, rozmieszczenie miejsc, obsługa wydarzenia. Musisz dokładnie wycenić każdy szczegół, lecz pamiętaj, że musisz zmieścić się w budżecie. Ma być jak najlepiej, ale większość klientów chce, aby było też jak najtaniej. Pamiętaj, aby być w ciągłym kontakcie z klientem bądź osobami decyzyjnymi. W trakcie powstawania budżetu zawsze pojawia się mnóstwo pytań, na które potrzeba szybkiej odpowiedzi. Tym samym, dokładnie będziesz wiedział czego oczekuje klient, dodatkowo zwrócisz uwagę swoim zaangażowaniem i dociekliwością.
Jak powinien wyglądać budżet doskonały?
Przede wszystkim zadbaj, aby był on czytelny dla klienta. To co jest zrozumiałe dla Ciebie, niekoniecznie może być jasne dla drugiej strony. Wyraźnie wyszczególnij pozycje, przewidziane koszty jednostkowe oraz całościowe. Zadbaj o możliwe zmiany i negocjacje. Nie wszystko, co znajduje się w budżecie wstępnym, będzie uwzględniane w jego wersji finalnej. Lepiej się wcześniej przygotować na niespodziewane. Końcowe rozliczenie następuje dopiero po odbyciu się eventu, ponieważ w trakcie jego trwania często zdarzają się nieprzewidziane okoliczności.
Jak Ty, jako agencja, powinieneś wycenić swoją pracę? Możesz postawić m.in. na prowizję od wykonania zadania lub stałe koszty, które ponosisz. Pamiętaj jednak, że to jak się cenisz, ma również wpływ na to, jak jesteś postrzegany. Klientowi nie trudno pójść do innej agencji, jeśli mu się nie spodobasz, Twoje oczekiwania będą zbyt wygórowane lub wprost przeciwnie. Aby event się udał, często wystarczy wiedzieć, jak dotrzeć do odbiorcy i jakie bodźce na niego wpłyną.
Czy możesz zaoszczędzić?
Zawsze warto próbować, jednak nie kosztem całej organizacji pracy i efektem finalnym projektu. Już sama komunikacja z klientem sprawia, że koszty powinny był uregulowane i nie zaskakiwać. Pamiętaj, że oszczędzanie nie może wpływać na jakoś wykonywanego przez Ciebie budżetu ani efekty wizerunkowe eventu. Agencje, które pewnie czują się na rynku, posiadają dużą wyobraźnię i mają ku temu podstawy. Nie zapominaj, że tanio nie zawsze oznacza dobrze. Warto, żebyś nie tylko Ty o tym pamiętał, ale również przypominał o tym klientowi. W końcu to Ty jesteś specjalistą, który ma pomóc.
Doskonały budżet to taki, który wskaże Ci drogę i będzie „pomostem” pomiędzy pomysłem Twoim, a Twojego klienta. Skup się na nim, ponieważ jest on znaczącym elementem tworzenia całego eventu. To jak rozplanowanie budżetu domowego, czy planu zadań na dzisiejszy dzień. Dzięki niemu możesz skupić się na wykonywanych zadaniach, a to świadczy o rzetelności agencji oraz jej kreatywności.
Anna Matiaszek
