Blog

I wiecie też, że mamy prawdziwego hopla na punkcie dobrze, rzetelnie wykonanego zadania.

Z nami nie ma bylejakości, działań na pół gwizdka! Wszystko musi być idealne! To wiąże się również z procesem doboru odpowiednich podwykonawców, ludzi, z którymi przychodzi nam współpracować. A dobrze dobrany team  sprawi, że zespół pracujący ze strony agencji podczas eventu powiększy się o nowych współpracowników, a nie podwykonawców. Dziś chciałabym podzielić się z Wami moimi refleksjami na temat hostess. Proszę czytać i komentować!

Jak je wybieramy? Na co stawiamy? Jak przygotowujemy je do pracy? I dlaczego u nas bardziej liczy się intelekt niż uroda?

Obecność hostessy na prawie każdym evencie jest dzisiaj konieczna. Głównie ze względu na zadania, jakie przed nimi stoją, wyznaczone wcześniej przez klienta czy agencję.

Najczęściej współpracujemy z hostessami, które obsługują konferencje oraz takimi, które wspierają działania promocyjno – sprzedażowe np. podczas Dni Otwartych, czy akcji promocyjnych w galeriach na terenie całego kraju.

Czym się różnią zadania, które mają wykonać?

Konferencja

Główna rolą jest podtrzymanie wizerunku klienta (w wolnym tłumaczeniu: dobrze wyglądać) oraz informowanie (w tym rejestracja uczestników, o ile wydarzenie tego wymaga, przekazywanie informacji o programie wydarzenia, produkcie, usługach etc.).  

Hostessa na konferencji musi sprawnie dokonywać rejestracji gości, znać program konferencji, świetnie orientować się w topografii hotelu, czy miejsca, w którym odbywa się konferencja.

Nie istnieje sformułowanie „nie wiem” -  to chyba oczywiste.

Od dawna  realizujemy zasadę, że hostessa musi przybyć godzinę przed konferencją i uczestniczy w tzw. odprawie z event managerem. Czasami budzi to zdziwienie hostess, ale zapewniam, że jeżeli taka odprawa zostanie przygotowana, to praca dla hostessy staje się prostsza i nie naraża się ona na złe oceny, które pojawiają się na koniec spotkania w formie ankiety. Hostessa ma być gospodarzem spotkania.

Tak, tak! W naszych ankietach zadajemy pytanie : „Czy jesteś zadowolony z pracy hostess?”. I to jest już wystarczający dowód na to, że rola hostessy nie ogranicza się jedynie do ładnego wyglądu.

Nie zapominajmy, że „Hostessa” wywodzi się od angielskiego słowa “hostess”, czyli gospodyni. W rzeczywistości hostessy asystują gospodyni lub gospodarzowi eventu. Hostessy podczas bankietów, konferencji i targów przejmują część obowiązków organizatorów, witając gości, wskazując im drogę i dbając o ich dobre samopoczucie. Hostessy są także ambasadorkami marek, pomagają firmom w tworzeniu korzystnego wizerunku oraz wspierają sprzedaż.

Akcja sprzedażowa/ promocyjna

Tutaj zadania dla hostess są nieco inne. Nawet skłonna jestem użyć takiego określenia „Hostessa sprzedażowa”. Wiem, wiem, dostanie mi się, że często myli się hostessę z doradcą i stawia się jej zbyt wygórowane zadania. Tutaj ważną rolę odgrywa Koordynator/Supervisor/Opiekun,  który wyłapuje hostessy o określonych  cechach  osobowościowych, predyspozycjach, wręcz talentach sprzedażowych, które świetnie sprawdzają się w akcjach promocyjnych.  Bo nie chodzi o proste rozdanie ulotek, ale o zaciekawienie Klienta ofertą  zachęcenie, w kilku słowach, do odwiedzenia punktu sprzedaży  lub do kupna produktu. Nie zrobi tego nieśmiała hostessa, która wstydzi się i nie umie nawiązać dialogu z obcym człowiekiem. Dlatego podkreślam rolę Koordynatora, który najszybciej poznaje hostessę i jej umiejętności. Bo hostessa ma być pomocą, a nie problemem na takiej akcji, zatem pamiętajmy, że nie wszystkie hostessy nadają się do takich zadań.

Siłą hostess jest odpowiedni Koordynator. I na to stawiamy w agencji. Dlatego tak bardzo doceniamy ich pracę, przekonujemy również Klientów do takiej pozycji w budżecie.

Nie wierzę, że zza biurka można dobrze prowadzić akcję sprzedażową i promocyjną.

Na szczęście nie musimy tego tłumaczyć Klientom, który nam zaufali.

Agata Niemiec