Jak krok po kroku zorganizować event?
Jak krok po kroku zorganizować event?
Eventy to szalenie ważny element każdej strategii budowania wizerunku. Ludzie, oklaski, emocje, zadowolenie klienta…warto, prawda? My też tak uważamy, jednak tylko będący po drugiej stronie barykady (tej organizacyjnej) wiedzą jaką ilością pracy i czasu są okupione przygotowania do pojedynczej imprezy. Niestety, nie ma lekko. Żeby wszystko poszło jak z płatka potrzeba cierpliwości, wprawy, dokładności i zaangażowania. Czasem nieprzespanej nocy. Zdarza się, że hektolitrów kawy. Poniżej kilka naszych refleksji odnośnie tego, jak być efektywnym, kreatywnym i nie ponieść sromotnej klęski w oczach gości i klienta!
1. Stajemy się „artystami”
To nie są żarty. Przy organizowaniu eventu nie można być jedynie sumiennym zadaniowcem z koszulą dopiętą na ostatni guzik. Do każdego wydarzenia podchodzimy trochę jak architekci, scenarzyści i reżyserzy – projektujemy, piszemy scenariusz i ustalamy dramaturgię. Nieważne czy to konferencja, czy bal maskowy.
2. Nie obejdzie się bez intuicji
Zabawne, ale nie wystarczy pracować z klientem przez lata, żeby w stu procentach oczywiste stało się to, czego oczekuje on oraz jego goście lub grupa odbiorców, z którą relacje pomagamy mu budować. Najgorsze, co można zrobić, to wziąć coś za pewnik i z uporem maniaka wykorzystywać wszędzie, gdzie tylko się da. Każde kolejne wydarzenie rządzi się swoimi prawami. Zawsze pamiętamy, żeby dobrać adekwatny sposób komunikowania i kanały, uwzględnić potrzeby i preferencje grupy docelowej, zadbać o jakość szczegółów, nawiązywać współpracę najlepiej z zaufanymi podwykonawcami.
3. Gotowi na wszystko
Nie ma takiej opcji, żeby pani biorąca udział w organizowanej przez nas konferencji długo cierpiała katusze z powodu tego, że poszło jej oczko w rajstopach. Dlaczego? Bo my zawsze mamy jakieś w zanadrzu. Troszeczkę sobie w tym momencie żartujemy, bo z rozmiarem losowo ciężko trafić, ale zasada bycia gotowym na wszystko przyświeca nam od lat. Dzięki przygotowywaniu dziesiątek imprez zrozumieliśmy, że różni ludzie mogą potrzebować różnych rzeczy, a zakres nietypowych aktywności, których nigdy nie musieliśmy się podejmować, poszerza się wraz z każdym kolejnym eventem.
4. Twardy research
Niestety, tego elementu nie da się uniknąć. Zarówno research, jak i wysyłanie dziesiątek maili do artystów czy podwykonawców to nieodłączny element pracy nad kształtem wydarzenia. Można pójść na skróty, uniknąć godzin scrollowania, dzwonienia i wykorzystać coś z bazy danych, ale my pytamy: po co? Każdy event to nowe, wyjątkowe doświadczenie.
5. „Tak, proszę państwa, zajmiemy się tym!”
Agencje są od „czarnej roboty”. Warto to wiedzieć i pamiętać za każdym razem, kiedy osoby chcące zarejestrować się na listę gości dzwonią długo po przysłowiowej dobranocce. My się na to w pełni godzimy, bo przecież to nasza praca, którą zresztą bardzo lubimy! Nie polecamy dawać klientowi do zrozumienia, że próśb jest za dużo, a wdzięczności za mało. Specyfikę i klimat pracy w agencji można pokochać albo znienawidzić. W obu przypadkach ryzykowne jest dzielnie się wrażeniami z klientem.
6. Wyśpimy się po evencie
Nigdy, ale to nigdy nie przychodzi nam do głowy, żeby odprężać się zanim wystartuje któreś z naszych wydarzeń. Czujność przede wszystkim. Ze względu na to, że event to żywioł, w trakcie może stać się absolutnie wszystko. Chyba nie trzeba dodawać, że o ile zawsze jest miejsce na niespodzianki, o tyle na pomyłki już niekoniecznie. Jeżeli zachodzi taka potrzeba, jesteśmy na miejscu dzień przed. Jeżeli coś się „sypie”, mamy to na liście możliwych wpadek.
