Jak zorganizować dobry event w galerii handlowej?
- Gdzie zrobimy ten event? – pyta nas klient
- Jak to gdzie, w galerii!
Po wielu latach obecności na rynku i organizacji wydarzeń specjalnych już nawet nie zadajemy klientom pytania o wybór miejsca na jego event. My, miejsce to wręcz sugerujemy. Mamy absolutne przekonanie, że idealnymi lokalizacjami eventów są właśnie galerie handlowe! A dlaczego?
Galeria handlowa to miejsce, gdzie większość z nas spędza mnóstwo czasu. Tutaj robimy zakupy, chodzimy do kina, umawiamy się na spotkania biznesowe, załatwiamy sprawy bankowe, czy kupujemy wakacyjne podróże. Widać to szczególnie w weekendy, kiedy gwałtownie rośnie tak zwany traffic, czyli liczba osób odwiedzających centra handlowe. Taki trend obserwuje się niezmiennie od lat. Nie mogli go również przeoczyć specjaliści od marketingu i organizatorzy eventów, którzy uczynili z galerii handlowych niezwykle wdzięczną przestrzeń organizacji ciekawych akcji promocyjnych.
W tym obszarze i my odnotowujemy wiele sukcesów, którymi czas się pochwalić!
Pierwsze eventy w galeriach organizowaliśmy w roku 2012 roku dla naszych klientów z branży zoologicznej, bankowej, kosmetycznej… Możemy śmiało stwierdzić, że jesteśmy wyspecjalizowani w tego typu eventach, co przyszło wraz z wieloma latami doświadczeń w tej dziedzinie. A nie jest to najłatwiejsze zadanie. Śmiem twierdzić, że to jedno z trudniejszych wyzwań organizacyjno - logistycznych dla agencji.
To co, chcecie się dowiedzieć, jak to robimy?
Oto moje podpowiedzi i będzie ich sporo. Wszystkim, którzy chcą spróbować swoich sił na tym polu, polecam dokładne przeczytanie tego poradnika. Jeśli natomiast coś Was przeraziło, koniecznie zadzwońcie do nas. Wszystko za Was załatwimy...
Dlaczego w galerii handlowej?
Oto jest pytanie. Poza tym, o czym wspomniałam już na początku, należy dodać rzecz bardzo istotną. Organizowane przez nas EVENTY odbywają się w galeriach, ponieważ nasi klienci mają tutaj swoje punkty sprzedaży. To tutaj znajduje się klient docelowy, którego chcemy zatrzymać na dłużej podczas takiego eventu. To niezwykle ułatwia działania sprzedażowe w obrębie wydarzenia specjalnego.
Kolejna sprawa – większość galerii ma świetnie przygotowany teren pod tego typu spotkania. Nie musisz się martwić, czy spadnie deszcz, tutaj zła pogoda jest wręcz twoim sprzymierzeńcem – wtedy frekwencja na eventach jest doskonała. Natomiast ładna pogoda bywa mocną konkurencją dla eventu. Należy uwzględnić, że traffic w lecie jest nieco gorszy, a czas wakacyjny sprzyja imprezom plenerowym, wtedy my przenosimy się na plażę. I jest nam wtedy bardzo gorąco:)
Koncepcja eventu:
Każdy event, nie tylko w galerii, musi być doskonale przemyślany. Stworzenie koncepcji eventu to połowa sukcesu. Trzeba zbudować plan, który szyty jest na miarę naszego klienta – odbiorcy eventu, oraz musi spełniać wymagania galerii. Każda galeria ma swoje obostrzenia i specyficzne zapisy w umowie. Zatem zanim opracujemy koncepcję dla klienta, dopinamy szczegóły z galerią. Tutaj przypomina mi się „Festiwal Yorków”, event zorganizowany dla firmy Royal Canin – kapitalna impreza, która cieszyła się ogromną popularnością, było kilka edycji tego wydarzenia. Zanim jednak pojawili się właściciele tej wspaniałej rasy w centrach handlowych, należało dokładnie sprawdzić, gdzie możemy ich zaprosić. Parę lat temu wejście z taką ilością psów do galerii graniczyło z cudem, ale wspólne wypracowana koncepcja imprezy pozwoliła nam w 100% spełnić oczekiwania naszego klienta. Pamiętajmy, że w nie w każdej galerii można zorganizować każdy event. Kiedy zapraszaliśmy gości na spotkania z piłkarzami I-ligowych drużyn, nie mieliśmy na myśli przeprowadzenia meczu piłkarskiego, a jednak selfie ze znanym piłkarzem to doskonałe trofeum dla fanów po evencie. Galeria to nie boisko piłkarskie, ale selfie z gwiazdami wychodzi dobrze:)
Sprawy formalne
Najlepsza umowa to tak, do której się nie zagląda – ktoś kiedyś tak powiedział i miał rację. Do tej pory w naszej agencji wszystko przebiegało bez zastrzeżeń, ale trzeba pamiętać, że umowa z galerią uwzględnia bardzo wiele szczegółów i wytycznych, których należy przestrzegać, np.: dokładnych godzin, kiedy można rozpocząć montaż i demontaż scenografii eventu. Jest to bardzo restrykcyjna kwestia. Nigdy nie zapomnę eventu, kiedy po 10 godzinach naszej aktywności, musieliśmy czekać na godzinę 22.00, aby przystąpić do demontażu stoiska. Praca przy eventach w galeriach oznacza również pracę w nocy. Wyśpisz się po evencie, pod warunkiem, że nie masz kolejnej imprezy.
Umowę z galerią trzeba dokładnie przeczytać. Są to obszerne umowy, a ich najważniejsze zapisy warto również omówić z klientem, aby miał świadomość, że nie wszystkie pomysły są do zrealizowania w tej przestrzeni. Życie nam pokazało, że i prosty pomysł może mieć „ban”, a umowa jasno określa dokładnie to, co możemy, a czego nie. Na umowę z galerią zarezerwuj więcej czasu, w tydzień tego nie załatwisz. Pamiętać należy o wielu dokumentach, które należy wypełnić, a protokół awizacji to podstawa! Brr….
Must have i czego nie możesz
Kwestie, które jasno wynikają z umowy, którą agencja podpisuje z galerią, czyli:
- godziny montażu/demontażu, których musisz przestrzegać Jak się spóźnisz, możesz sporo zapłacić.
- w niektórych galeriach nie można rozdawać balonów czy ulotek. Kiedy pracowaliśmy dla jednego z banków ( Citi Handlowy) okazało się, że podczas eventu nie możemy zatrudnić hostessy, która miała za zadanie poruszać się po galerii i zachęcać do odwiedzenia oddziału banku. Duże rozczarowanie, ale galeria rządzi się swoimi prawami i trzeba je respektować.
- musisz mieć zatwierdzoną wizualizację, czyli to, jak będzie wyglądać twoje stanowisko, z uwzględnieniem opisów materiałów, z których wykonana będzie scenografia. Musisz także uzyskać wymagane certyfikaty, np., że materiały wykorzystywane do zbudowania stoiska nie są łatwopalne. Kiedy organizowaliśmy event dla klienta z branży kosmetycznej ( Nivea) okazało się, że miejsce, gdzie będą wyrzucane śmieci po demakijażu klientek, nie pasuje do koncepcji galerii. Trzeba było wbudować kosz do zamykanej szafy. Ot, taki szczegół:)
- czy możesz używać mikrofonów? Tak, ale zapytaj wprost. Kiedy w jednej z galerii zapraszaliśmy gości na spotkanie z Jerzym Dudkiem, zabroniono nam używania mikrofonów, co wynikało z tego, iż w tym samym czasie odbywało się kilka eventów. Niestety! Ale i tak „Dudek” przyciągnął tłumy:)bez mikrofonów! Dudek to Dudek:)
Promocja eventu
Nawet najlepszy event bez odpowiedniej promocji może nie wypalić, czyli nie przyjdą goście. Brzmi strasznie, wiem. Pewnie zapytacie, ale jak to nie przyjdą? Przecież w galerii są ludzie, ktoś zawsze się znajdzie. Otóż nieprawda! Kiedyś nasz klient sponsorował wydarzenie w centrum handlowym z udziałem pewnego celebryty. Promocja wydarzenia była po stronie galerii. Niestety odniosłam wrażenie, że coś poszło nie tak, bo celebryta w otoczeniu swojej świty siedział praktycznie sam. Pies z kulawą nogą do niego nie podszedł. Jak myślicie, dlaczego? Po pierwsze, nikt nie wiedział, co to za event ( a może nie rozpoznał celebryty? :)). Mieliśmy do czynienia ze słabą promocją po stronie galerii. Po drugie , niestety było brak profesjonalnego konferansjera. Tak, tak. W takiej sytuacji ratunek jest w nim i mikrofonie. Uwierzcie mi, mikrofon w rękach doświadczonego konferansjera rozwiązuje problem. Coś o tym wiem, nie raz dzięki temu przyciągaliśmy gości spacerujących po galerii, a jest taka zasada: tłum przyciąga tłum. A jaki klient jest zadowolony!
Zatem nie można zapomnieć o odpowiedniej promocji wydarzenia. To niby taka oczywista oczywistość. A jak my to robimy? Wykorzystujemy:
- media społecznościowe galerii, profile naszego klienta, znanej osoby, która pojawi się na evencie. Nie zapominajcie o tym! Poprzez fanów gwiazdy można przyciągnąć do galerii niezłe tłumy.
- kanały dystrybucji naszego klienta, na przykład newsletter, sms-y,.
- tzw. potykacze i przestrzenie reklamowe na terenie galerii. Przy pewnym projekcie dobrze sprawdziły się citylighty na przystankach w pobliżu galerii. Jednym słowem jest co robić!
Osobiście bardzo lubię eventy w galeriach, mimo że jest to ciężki kawałek chleba i praca na pełnych obrotach, także nocą. Dzięki temu, że dotychczasowe realizacje przebiegały perfekcyjnie, zdobyliśmy zaufanie naszych klientów, a to dla największa satysfakcja. Nie ma rzeczy niemożliwych, jest agencja #Image Line Communications.
Przed nami nowy sezon w galeriach, niech się biznes kręci! Chociaż, nieco mniej handlowych niedziel w tych galeriach:)
Agata Niemiec
