Blog

1. Papierkowa robota

Niektórych spraw nie da się pominąć. Dlatego każdy służbowy wyjazd należy zacząć jeszcze biurze. Na tym etapie nie oszczędzamy na papierze, wręcz przeciwnie, im więcej zdołamy przedstawić pisemnie, tym lepiej dla nas. Druk faktur czy umów wydaje się być dość oczywistą sprawą. Bardziej zaskakujący okazuje się realny dowód korespondencji, dzięki której nikt nie wmówi nam, że zamiast 15 kolacji z menu bezglutenowym, hotel przygotowany był na 5. Bardzo przepraszam, ale to już ustaliliśmy: 
„From: Patrycja
Sent: Thursday, December 06, 2018 1:57 PM
To: 'Hotel'
Subject: Menu bezglutenowe
Bardzo prosimy o przygotowanie 15 dań bezglutenowych.”

Elegancki strój to postawa każdego małego i dużego eventu. Bez znaczenia czy to konferencja dotycząca zdrowia prenatalnego kotów, czy targi lokalnych przedsiębiorców. Dobry PR-owiec musi dobrze wyglądać, a nic tak nie dodaje elegancji, jak biały kołnierzyk. A dlaczego dwa? Wystarczy chwila nieuwagi, by mała kawa pita w biegu do taksówki zrobiła dużą plamę.

W parze z energią do działania, porządnie naładowany powinien być również telefon. Takie proste, a jednak często można o tym zapomnieć. Nigdy nie dowiecie się jak bardzo potrzebny jest smartphone, dopóki nie zobaczycie na jego ekranie powiadomienia o 10% baterii. Kontakt ze światem zewnętrznym musi być ciągły.

Nowe miejsce, często takie, w którym jest się pierwszy raz, po godzinie trzeba znać jak własną kieszeń. Goście zjeżdżający się na galę kogo będą prosić o wskazówki zjazdu do parkingu podziemnego? Zgadza się, topografie całego obiektu to Wy musicie mieć w jednym palcu. Na wszelki wypadek radziłabym też przestudiować mapy w promieniu kilku kilometrów. Kto wie, komu przyjdzie ochota na KFC w środku nocy…

… w rozmiarze 2, 3 i dla pewności 4. Nie ma większego dramatu od oczka w rajstopach chwilę przed ważnym przemówieniem. Nawet jeśli nikt inny nie zwróciłby na to uwagi, klient musi czuć się w stu procentach komfortowo. Dlatego suchy szampon, długopisy, a nawet kwiaty powinny zawsze być zdublowane i czekać na swój wielki moment.

Już w początkowych etapach prac nad projektem warto jest zapisywać każdy numer, pod jaki trzeba było dzwonić. Dla pewności listę ważnych kontaktów należy sprawdzić tuż przed wyjazdem. Największym oparciem może stać się osoba, z którą kiedyś udało się porozmawiać tylko przez trzydzieści sekund. W tym ważnym dniu być może to na jej pomocną dłoń będziemy najbardziej czekać.

Selfie na tle szyldu pięciogwiazdowego hotelu może zrobi wrażenie na znajomych na Facebooku, ale dużo więcej zalet będzie miało zdjęcie zadowolonego klienta w sali pełnej ludzi. Fotorelacja eventu robiona jest przez profesjonalnego fotografa? Super! Zdjęcia oddadzą profesjonalizm organizatorów. Warto jednak mieć coś, co przyda się w nieoczekiwanym momencie, nie jako dowód naszej obecności, a przykład jednego z sukcesów.

Kiedy trzeba radzić sobie samemu, zawsze dobrze mieć przy sobie Pana Złotą Rączkę. Samodzielność jest cechą bardzo pożądaną w tym biznesie, ale nieraz rozłożenie dwumetrowego banneru może być porównywalne z wyprawą na Mount Everest. Dlatego też w każdym miejscu warto znaleźć osobę, która pomoże w sytuacji, kiedy nie widzimy z niej wyjścia.

Na miejscu zawsze trzeba być przed czasem i… zostać do ostatniego gościa. Organizator nie tylko wszystko rozpoczyna, ale też kończy. Zmęczenie czy senność muszą poczekać i chociaż nie jest to najprzyjemniejsza część tej pracy, zadowolenie klienta jest stawiane ponad wszystko. To, czego nie da się opisać słowami, wyrażane jest gestem. W tym przypadku jest to parasol bezpieczeństwa rozkładany na krok przed klientem i komfort zamykania za nim drzwi.

Tak mówili w przedszkolu i tak też mówią w pracy. Człowiek niewyspany to człowiek zły. A niewyspany pracownik? Może się okazać zupełnie nieprzydatny. Podstawą każdej delegacji jest dobry nastrój i świadomość, że nic nie może się zepsuć. Wypoczynek nawet przed najbardziej stresującym dniem ukoi nerwy i pozwoli przenieść pozytywną energię na długie godziny działań. P.S po trzydniowej konferencji przykleiłam się do własnego łóżka na szesnaście godzin.
Chociaż muszę doświadczyć jeszcze wielu wyjazdów służbowych, żeby wiedzieć „z czym to się je”, mogę pisać o moich spostrzeżeniach z pierwszych delegacji. Walizka młodego PR-owca jest wypełniona nie tylko odpowiednim dress codem, ale przede wszystkim dużą ilością stresu i znaków zapytania. Dziele się tym, co istotne dla mnie, żeby pomóc tym, którzy są na początku drogi lub tym, którzy nie wiedzą, czy tą drogą iść. Mam nadzieję, że za parę lat uzupełnię te punkty już z dopiskiem „doświadczony PR-owiec”.

Patrycja Michniak